协作指南

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未来就在这里——就在今天.

从最早的个人电脑时代开始, 革新者已经设想了一个同事和队友可以跨越地理界限实时一起工作的环境. 几十年来,这样的环境感觉就像科幻小说.

不再. 通过云技术等创新, instant messaging and online conferencing tools common to the workplace of today, 实时协作是我们日常行为的一部分.

下面是您在鼓励采用的同时为您的公司选择最佳协作工具的指南, 简化运营,为业务增长定位.

2017年,48%的公司
with over 100 employees used collaboration tools; in 2020, 这一数字跃升至69%.

eMarketer

办公室协作

合作没有限制

协作工具 have experienced a steady increase in adoption for several years. 根据eMarketer, 48% of companies with over 100 employees used collaboration tools in 2017. In 2020, 在COVID-19大流行期间, 这一数字跃升至69%, with the most rapid adoption coming in online conferencing tools (from 39.2019年4%至60.7% in 2020).

然而,合作不仅仅是技术的问题. 这也是一种心态. 为了确保你选择和优先选择正确的协作工具——那些鼓励而不是阻碍你的员工在不同地点工作的工具——考虑以下一些问题:

Forrester的研究 在中小企业中发现71%的员工仍然使用桌面作为他们的主要工作设备, 这些员工中只有26%拥有基于云的工具. 实现真正的合作, employees need the kind of tools that allow them to work from anywhere, 任何时候, 在任何设备, 在真正的时间. And that doesn’t just mean devices; it also means the right apps and robust Internet access.

问问你的员工他们是如何工作的, and consider how you can equip your team to make real-time collaboration easy:

  • 设备: 如果你的公司越来越依赖远程员工, 也许是时候把台式机换成笔记本电脑了, 平板电脑和其他便携式设备. 或者考虑实施“自带设备”(BYOD)政策,让员工能够使用自己已经拥有的设备. 现代网络解决方案包括允许BYOD策略而不损害网络安全的特性.
  • 应用和集成: 如果你的团队经常需要问一些快速的问题, do you have an 即时消息 or chat option that could streamline this process? 如果你们经常进行头脑风暴, is it time for a collaboration app where everyone can contribute ideas to a shared document? 分析您的团队如何工作可以帮助您确定哪些工具对您的组织最有意义.
  • 连通性: With remote work on the rise, employees may need better, more secure Internet options. 存在多种连接选项,以确保您的团队可以在任何地方、在任何设备上工作.

预测表明,在可预见的未来,协作工具的采用将继续增加; 一项研究 estimates that the global enterprise collaboration market will reach $45 billion (US) by 2025. 即使您的公司采用协作工具的速度较慢, 很快就会有外部同事或客户希望通过协作技术与你联系.

随着今天变化的步伐, 可以理解的是,公司会在加入最新、最伟大的技术方面犹豫不决. 毕竟,如果它不能实现它的目的呢? 或者,如果接下来出现的东西取代了它,需要昂贵的工具更新或新的采用弧线,该怎么办?

But adopting today’s tools can help even if you change tools in the future. 通过现在使用协作工具, 您将熟悉您的团队在协作环境中工作,并鼓励长期采用. 除了, 保持您的设备和IT基础设施现在更新将使您更容易采用更新的技术.

The global enterprise collaboration market will reach $45 billion (US) by 2025. 熟练的市场研究

对于习惯于面对面工作的队友, 新的协作环境提供了许多优势. 一起实时处理文档可以提高效率, 网络会议还允许与其他地方的同事进行一种新的“面对面”互动. 但即使是那些适应得很快的人, 技术疲劳或对连接的失望等问题可能会成为长期采用的障碍.

为鼓励领养,请考虑下列各项:

  • 设置示例: 领导者应该从上到下为人们树立榜样. But it’s not just a matter of using tools—it’s also using them in a productive way. 展示如何以充分利用时间的方式进行合作. 例如, 领导可以努力尽早完成视频会议,让员工在下次会议之前休息一下.
  • 制作简短的培训视频或文件: 短, 简单的培训视频或文件,只关注关键功能,可以帮助员工感到更少的压力,更愿意采用技术.
  • 提供使用指南: 为团队成员提供如何使用协作工具的基本指导方针,可以帮助确保每个人都在使用相同的信息,并可能防止工具被滥用.
  • 鼓励平衡: 支持实时协作和连接(如IM)的工具可能会让员工期望他们必须随时可用来响应, 即使在开会或下班后. 鼓励员工离开工作时间,并在会议后提供时间和空间来有效地赶上进度,可以把这个在线软件从任务变成工具.

2020年超过3人的调查,000名高管发现,使远程工作可持续发展的最重要因素是引入数字协作工具.德勤

了解如何创建高效的远程工作环境, 下载我们的热门话题表, 《建立高效、健康的远程工作文化的九种方法.”

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协作工具

市场上有大量的协作工具, how can you make an informed decision about what’s right for your team? 你需要不同的设备吗? 更好的连接?

当你考虑你的选择时,这里有几个问题可以问.

机会是, 如果你在考虑协作工具, 你可能已经在用一两个了. 在进入一个不能满足你需求的工具之前,考虑以下问题:

  • What are we already using, and how will that tool integrate with other tools? Many cloud-based or collaboration tools are already designed to integrate with other tools. Take stock of what you already have, what needs it serves, and what 集成 it includes.
  • 我们的协作环境中的差距在哪里? 调查员工,找出他们需要什么来提高工作效率. 他们需要更多的适应性设备吗? 在偏远地区有更好的互联网选择? 会议工具使他们能够虚拟地联系和见面?
  • 我们正在使用和考虑的工具是否适合长期使用? 在一般情况下, 来自具有开发此类解决方案历史的公司的协作工具将在未来继续发挥作用.
  • 这些工具, 存在的或正在考虑中的, 保持我们的数据和客户信息的隐私和安全? Anytime information passes over the Internet, security becomes an important question. 在采用解决方案之前,请先确定它的安全特性.

Of course, every company is different, and collaboration looks unique in every situation. 但一些更常见的协作工具包括:

  • 基于云计算的要求选择: If your office is still relying on traditional desk phones and carriers, 也许是时候考虑一下基于云计算的呼叫选项了. 云技术, 员工拥有一个可以在多个设备上工作的电话号码, 使他们有清晰, 与来自任何地方的同事和客户建立可靠的联系, 在任何设备. No need to wait till employees are at their desks; now they can connect from anywhere.
  • 网络和视频会议: 网络和视频会议已经迅速成为商业的必需品. 《财富》商业洞察调查 projects that the global market for web conferencing tools will reach $10.到2027年,460亿美元(美国). Not only do these solutions allow internal teams to collaborate more easily, 但它们也提供了一种与组织外的客户和同事联系的额外方式.
  • 共享软件和应用程序: In a business environment where teams regularly work together on one project, document sharing and collaboration apps are a vital piece of streamlining work. When team members can update documents and project status as necessary, everyone can stay updated on progress and get projects finished faster.
  • 安全可靠的互联网接入: 不要忽略这一块. 而互联网接入本身并不是一种协作工具, 这是使团队能够在任何地方工作的关键. 连接应该是安全的, robust and reliable to give teams the access and connection they need to truly collaborate.

这里有一些功能要寻找:

  • 专业知识在电信
  • 与其他软件解决方案集成(开放API)
  • 目前和未来的人工智能(AI)能力
  • 灵活性和效率
  • 洞察和度量的高级功能
  • Hyper personalized experiences with enhanced, easy-to-use self-serve options
  • 预测分析
  • 管理仪表板和报告

An experienced solution provider will take the time to evaluate your unique needs and situation.

通常, 你将被要求加入一个个性化的“发现电话”,在那里专家可以回答你的问题, 评估您的需求并提出一个定制的解决方案.

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